Solution VGP et Factur-X pour les bureaux de contrôle et contrôleurs réglementaires
Un bureau de contrôle produit surtout des documents : ordres de mission, rapports, relevés de réserves, attestations. La facture n'est que la dernière pièce de cette chaîne. Cette page décrit l'organisation documentaire qui permet de la produire au format Factur-X sans reconstruire l'information.
Organiser le référentiel client et parc
Le référentiel est la base de tout. Trois niveaux doivent être distincts et simultanément reliés : l'entité juridique (raison sociale, SIREN, TVA), le site ou établissement (SIRET, adresse d'intervention, contact d'accès) et l'équipement (famille, numéro de série, périodicité, historique).
Sans cette séparation, la refacturation d'un groupe multi-sites devient approximative : on facture au bon nom mais au mauvais établissement, ou l'inverse. Dans un flux électronique, cette approximation est visible immédiatement côté destinataire.
Ordre de mission : le document pivot
L'ordre de mission relie le commercial et le terrain. Il porte l'intervenant affecté, la date, la liste nominative des équipements à vérifier, les consignes d'accès et les conditions particulières (consignation, présence d'un exploitant, engins de manutention nécessaires).
C'est aussi le porteur de la référence que le client attend sur la facture : numéro de commande, numéro de marché, ou code de site. Renseigné une fois sur l'ordre de mission, il se propage jusqu'à la facture structurée.
Rapport VGP et gestion des réserves
Le rapport consigne les points vérifiés, les mesures, les observations et les photos. Les réserves méritent un traitement à part : typées par gravité et par nature, elles conditionnent la suite commerciale.
- Réserve levée sur place — consignée dans le rapport, sans incidence de facturation.
- Réserve à traiter par le client — suivi de levée avec date cible et relance planifiée.
- Réserve donnant lieu à intervention — génère un devis puis un nouvel ordre de mission rattaché au même dossier.
- Réserve bloquante — arrêt d'utilisation recommandé, notifié à l'exploitant et historisé.
Campagnes, périodicités et facturation récurrente
La plupart des bureaux de contrôle travaillent par campagnes : un parc entier vérifié sur une période, avec un échéancier de facturation. Le pilotage utile consiste à rapprocher en permanence trois chiffres : appareils prévus, appareils réellement contrôlés, appareils facturés. Un écart signale soit une intervention non facturée, soit une ligne facturée sans constat associé.
Cette réconciliation n'est possible que si la facture est produite depuis les interventions et non saisie séparément.
Ce que Cloud VGP fait — et ne fait pas
Cloud VGP gère l'émission des factures clients au format Factur-X depuis le flux métier VGP. Cloud VGP n'est pas une plateforme agréée : la transmission s'appuie sur un partenaire plateforme agréée, et la réception des factures fournisseurs relève d'une plateforme choisie et déclarée par l'entreprise. Les modalités et échéances sont détaillées sur la page d'accueil.
Choisir la bonne solution VGP selon votre structure
Cloud VGP complet
Périmètre complet pour les entreprises, les exploitants multi-sites et les bureaux de contrôle : parc d'équipements, planification des contrôles réglementaires, rapports VGP, réserves et facturation intégrée.
Découvrir Cloud VGP completLogiciel VGP gratuit
Logiciel VGP gratuit pour les indépendants, créateurs d'activité et petites structures. La gratuité s'applique sous conditions, avec un seuil actuel de 13 500 € HT de chiffre d'affaires annuel.
Voir le logiciel VGP gratuitPoursuivre le dossier
Logiciel VGP et facturation électronique
Comment les données d'intervention alimentent une facture structurée : mentions, lignes de prestation, TVA, avoirs et export Factur-X.
Lire la pageApplication VGP : devis et factures depuis le terrain
Saisie mobile des relevés, signature sur site, transformation du devis en facture et traçabilité des pièces émises.
Lire la pageCette page fait partie du dossier Logiciel VGP et Factur-X : du contrôle à la facture électronique.
Activer Factur-X pour votre bureau de contrôle
Activation gratuite du compte émetteur, réservée aux clients Cloud VGP.
Activer mon compte Factur-X